Организационные процессы. Управление процессами в организации

Коммуникация, общение есть обмен информацией между двумя и более людьми. Управление является разновидностью умственного, а также общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности как отдельных участников совместной деятельности, так и трудовых коллективов в целом. Содержание управления зависит от его объекта, и определяется структурой производственных процессов, приемами труда, техническим оснащением, взаимоотношениями, которые возникают в процессе выполнения управленческих функций.

Менеджеры выполняют следующие четыре функции управления: планирование; организацию; мотивацию; контроль. Принятие управленческих решений – постоянная и ответственная работа менеджера, стадии которой: изучение и знание проблемной ситуации на основе полученной информации; четкая формулировка целей; изучение возможных ограничений; окончательное формулирование проблемы; обсуждение с различными специалистами предприятия возможных вариантов решения проблемы; выбор, обоснование и последствия принимаемых решений; принятие оптимального решения; конкретизация и доведение решения до исполнителей; контроль выполнения решения. Классифицировать управленческие решения можно таким образом: технические, технологические, экономические, организационные и социальные, то есть содержательного характера. По срокам действия – стратегические, тактические, оперативные. По форме подготовки решения — индивидуальные, коллегиальные, (то есть принимаемые органом управления), а также принимаемые всем коллективом (коллективные). По степени сложности в, то есть количеству критериев в оценке альтернативы. По степени определенности используемой информации (условия определены, не определены, возможны вероятные показатели). По степени охвата (охватывают все предприятие или отдельные направления деятельности организации).

При рассмотрении технологии принятия управленческих решений выделяют следующие этапы: подготовка решения; формирование решения; реализация решения. Все этапы принятия решения состоят из определенных процедур. Подготовка решения включает процедуры, связанные с выявлением сущности проблемы, формулировкой критериев принятия решения и перечнем альтернатив. Решение всегда формируется под воздействием внутренней и внешней среды, поэтому этап его формирования включает процедуры оценки внешней среды, изучение альтернатив и выбор единственной. Анализ исполнения решения заключается в оценке его последствий, в сравнении полученных результатов с теми, которые руководитель хотел получить. Анализу подвергаются все этапы подготовки, формирования и реализации управленческих решений и используемые при этом методы, анализ исполнения решения завершает управленческий цикл и вместе с тем служит началом нового. Методы управления можно разделить на три группы.

При групповой работе, использующей коллективные методы управления (мозговой атаки, номинальной групповой техники, Дельфы), раскрываются творческие способности и нестандартное мышление сотрудников. Метод мозговой атаки – форма стимулирования творческой активности и продуктивности. Высказывание идей и предложений по решению управленческих задач осуществляется в группах по 5–12 человек. Любой член группы может свободно высказывать максимальное число идей, на что выделяется ограниченное время. Сообщение должно быть понятным. Рассматриваемый метод применяется, как правило, при необходимости принять экстренное, многоплановое, сложное решение, связанное с экстремальной ситуацией. В ходе «мозговой атаки» предлагаются различные альтернативные решения, которые могут выходить за рамки обычных приемов и способов в подобных ситуациях. Метод номинальной групповой техники построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций, т.е. все члены группы на начальном этапе представляют свои решения в письменном виде независимо друг от друга. Каждый член проекта излагает суть своего варианта. Проект, получивший наивысшую оценку, пронимается за основу. Метод Дельфы получил название от греческого города Дельфы, прославившегося жившими там мудрецами. Руководитель говорит о сложившейся проблеме, и предлагает членам группы сформулировать альтернативное ее решение. Эксперты оценивают, и предлагают всем членам группы рассмотреть предложенные альтернативы. Участники группы должны аргументировать свои варианты решений. Данные анкетирования рассматриваются в несколько туров. После каждого данные анкетирования дорабатываются, и полученные результаты сообщаются экспертам с указанием оценки. После дестабилизации оценок принимаются скорректированные решения.

При использовании метода Дельфы следует соблюдать строгую последовательность действий: членам группы необходимо ответить на детально сформулированные вопросы по проблеме. Каждый член группы отвечает на вопрос независимо и анонимно. Результаты ответов собираются в центре, составляется интегральный документ, содержащий все предполагаемые варианты ответов. Каждый член группы получает копию этого материала. Ознакомление с предложениями других членов может изменить мнение о возможных вариантах решения проблемы. Метод Дельфы – экспертное прогнозирование путем организации системы сбора экспертных оценок, их статистической обработки и последовательной корректировки на основе результатов каждого цикла обработки. Данный метод формирования группового решения является одним из наиболее перспективных.

Условия эффективности управленческих решений

Для повышения эффективности управленческих решений необходимо соблюдать иерархию в их принятии, использовать горизонтальные связи, учитывать степень централизации или децентрализации. Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям, следующие: целевая направленность (решение должно преследовать определенные цели); реальность (управленческие решения должны быть реальными для данного коллектива); обстоятельность (решение должно отражать, объективные закономерности развития объекта и системы управления им); стратегическая направленность (руководитель должен видеть перспективу принимаемого решения); компромиссность, (решение должно полностью удовлетворять всех членов коллектива); своевременность; соответствие полномочий (решения принимает тот руководитель, в чью компетенцию это входит); непротиворечивость, согласованность с принципами управления и ранее принятыми решениями; эффективность; экономичность.

Организация выполнения решений – это деятельность менеджера, завершающая управленческий цикл. Ее задача — оптимальное построение структуры коммуникаций управляющих работников и членов коллектива. Функции контроля, над выполнением принятых решений следующие:  диагностическая; обратная связь; стимулирующая; корректирующая; ориентирующая; педагогическая. Контроль может быть текущий, предварительный, последующий.