Процессы управления организацией, функции

Компоненты методики управления - задачи и функции. Основные задачи управления представляют собой подцели, которые должны быть достигнуты в намеченные сроки в процессе управления деятельностью всей организации или отдельных структурных подразделений. В ходе выполнения работы организацией предполагается решить одну или несколько задач, что рассматривается как вклад в выполнение определенных предприятием целей. Решаемые задачи можно объединить в четыре группы: оказывающие воздействие на работу организации и обеспечивающие ее эффективность; влияющие на промежуточные организационные формы.

Это задачи маркетинга, планирование бизнеса интеллектуального или инновационного процессов, контроля и распределения ресурсов; предназначенные для осуществления учета, аудита и анализа; не влияющие на разработку и оказание интеллектуальных услуг непосредственно организацией, но нормализующие ее работу. Для решения перечисленных задач должны быть определенные технологии и специально подготовленные сотрудники. Технологии – это системное сочетание навыков, умений, знаний, необходимого оборудования и наличие инфраструктуры, которые нужны для выполнения работ. Технологии и задачи тесно связаны между собой. Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, при осуществлении которого используются специальные приемы, способы и организация работ. Основные функции управления организацией проявляются практически одинаково в любой сфере деятельности. К ним относят планирование, организацию процесса, мотивацию и контроль. Связями между функциями являются процессы принятия решений и коммуникации.

Функция планирования — прогнозирование целей организации. Основными принципами планирования являются: учет всех событий и ситуаций; обеспечение точности прогнозов с помощью современных средств; ясное и четкое формулирование целей; постоянная корректировка; экономичность. Планирование позволяет определить: положение предприятия в настоящее время. Для этого нужно знать состояние дел в области финансов, маркетинга, производства; цели организации, возможности и угрозы во внешней и внутренней среде; пути достижения поставленных целей, необходимые для этого ресурсы, а также задачи, которые должен решить персонал. Функция планирования включает: миссию организации и анализ внешней среды; определение цели на основе требований рынка и возможностей самой организации; альтернативные стратегии; определение политики и процедуры деятельности фирмы; работу в подразделениях на основе оперативных планов. Существуют три типа планирования, которые составляют общую систему, называемую общим или генеральным планом организации: стратегическое (высший уровень), то есть на долгосрочную перспективу. Его главная задача — определение развития и поведения организации в рыночных условиях; тактическое – определение промежуточных целей и задач для достижения стратегических целей; оперативное, направленное на достижение целей в краткосрочном периоде. К видам техники планирования относятся: бюджетные методы – движение бюджетных средств; моделирование; анализ окупаемости; оперативное исследование. С помощью функции планирования решается проблема будущего организации. Организация – это группа людей, логическое соотношение уровней управления и функционирования организации для эффективного достижения целей. В данном случае группа должна соответствовать определенным требованиям, в частности иметь в наличии: не менее двух человек, считающих себя частью группы; общую для всех членов организации цель; членов, работающих вместе для достижения целей. Организации бывают формальные и неформальные. Формальные — это официально зарегистрированные и действующие на основе существующего законодательства и установленных регламентов. Неформальные функционируют вне рамок законодательства, возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. К факторам, оказывающим прямое воздействие на организацию, относятся: поставщики; человеческие ресурсы; потребители; конкуренты. Каждая организация имеет определенную структуру — взаимоотношение уровней управления с функциональными областями для наиболее эффективного достижения целей. Состоит она из множества элементов. Каждое структурное подразделение выполняет различные задания, и у каждого работника определен круг обязанностей. Структура организации связана с характерным для нее разделением труда и требованиями построения системы контроля. Поведение людей всегда мотивировано.

Основное содержание функциональных процессов

Мотивация – это побуждение членов коллектива к достижению личностных целей и целей организации, процесс создания системы условий или мотивов. Мотивы – это причины, побуждающие к тому или иному действию, таким образом, влияющие на поведение человека. Выделяют две группы факторов мотивации: внешние по отношению к работе – нормальные условия труда, достаточная заработная плата, уважительное отношение; внутренние, связанные с получением удовлетворения от уже имеющегося у человека объекта, который он желает сохранить, или с неудобствами, которые создает обладание этим объектом, стремлением от него избавиться. Базой для многих современных теорий мотивации являются исследования американского психолога Абрахама Маслоу, который предположил, что человек мотивируется удовлетворением серии таких выстроенных в иерархическую пирамиду потребностей, как: самореализация – реализация своего потенциала, получение знаний, расширение области полномочий; самоуважение – компетентность в своей профессии, самостоятельность, право принимать решения; социальные потребности – принадлежность к родственной по духу группе, контакт с окружающими; безопасность, защищенность, уверенность в завтрашнем дне – обеспечение денежного дохода для удовлетворения физиологических потребностей, сохранение устойчивости; физиологические потребности – питание, жилье, одежда, тепло. Мотивы оказывают воздействие на деятельность человека и характеризуются: старанием; усилиями; настойчивостью; добросовестностью; направленностью.

Контроль – это процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с данными. Его функция очень важна: он обеспечивает достижение целей организации, контролируя выполнение поручений, необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а также используется для стимулирования успешной деятельности организации. Без контроля не может в полной мере реализовываться управление ею. В функцию контроля входит: сбор, обработка и анализ информации о результатах деятельности всех подразделений; сравнение результатов с плановыми показателями, выявление отклонений от плана; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. Требования, предъявляемые к системам контроля, следующие: соответствие планам, то есть деятельности, которую они контролируют; соответствие уровню руководителя; эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации об отклонениях в контролируемом процессе; объективность - контролер должен опираться на измеримые критерии и нормативы; гибкость – система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов; экономичность – контроль должен окупать затраты на него. Существуют различные виды контроля: предварительный — осуществляется до начала работ, направлен на реализацию определенных правил, процедур и линий поведения в трех ключевых областях: человеческих, финансовых и материальных; текущий — осуществляется в ходе проведения работ; заключительный — после окончания работ. Менеджеры высшего уровня, как правило, большую часть времени тратят на планирование и контроль, а менеджеры более низкого уровня занимаются организацией и мотивацией. Менеджеров разных уровней оценивают по результативности работы для достижения целей организацией. Хорошо, если у менеджера есть харизма, влияние, основанное на свойствах личности руководителя или его способности привлекать сторонников.